Ofis taşınması nasıl planlanır?
Bir ofisin taşınması, ev taşınmasından farklı olarak birçok kişinin işini aynı anda etkiliyor. İyi bir plan, çalışanların taşınmanın ertesi günü masalarına oturup kaldıkları yerden devam etmesini sağlıyor.
Bir sorumlu belirleyin
Taşınma sürecini yönetecek tek bir kişi belirlemek, nakliyat firmasıyla iletişimi kolaylaştırır. Bu kişi bina yönetimleriyle, bilgi işlemle ve çalışanlarla bağlantıyı kurar.
Sorumlu kişi taşınma takvimini, yerleşim planını ve envanter listesini elinde tutar. Taşınma günü sorular tek bir noktada yanıtlanır.
Envanter ve yerleşim planı
Her masa, dolap ve cihaz numaralandırılmalı ve yeni ofisin planına bu numaralarla yerleştirilmeli. Böylece taşıma ekibi her parçayı doğrudan yerine götürür.
Plan hazırlanırken prizlerin, ağ noktalarının ve pencerelerin yeri de göz önünde bulundurulmalı. Sonradan masa yeri değiştirmek zaman kaybettirir.
Çalışanları hazırlayın
Çalışanlardan kişisel eşyalarını ve masa üstü dosyalarını etiketli kolilere koymaları istenmeli. Kolilerin üzerine isim ve yeni masa numarası yazılmalı.
Taşınma tarihi, son çalışma günü ve yeni ofisteki ilk gün çalışanlara önceden bildirilmeli. Yeni binaya giriş kartları ve otopark bilgisi de bu duyuruda yer almalı.
Bilgi işlem hazırlığı
Sunucu, ağ cihazları ve telefon santralinin taşınması bilgi işlem ekibiyle birlikte planlanmalı. Verilerin yedeği taşınmadan önce alınmalı.
Yeni ofiste internet bağlantısı ve ağ altyapısı taşınmadan önce hazır olmalı. Böylece cihazlar yerleştirildiği anda çalışmaya başlar.
Taşınma gününüzü bize bırakın
Planlamadan kuruluma kadar her adımı üstlenelim; siz yalnızca yeni evinizin keyfini çıkarın.